Pasos fundamentales para la organización de un evento

Si tienes que organizar un evento para tu empresa, te damos algunos consejos que te ayudaran a cumplir tu objetivo y tener éxito.

En primer lugar es importante establecer cuáles son tus objetivos o dicho de otra manera cuales son las razones por las que organizas el evento.

Por ejemplo puedes organizar un evento para promocionar un producto nuevo, la inauguración de un local nuevo, el fortalecimiento de la imagen empresarial o motivar el entusiasmo y trabajo en equipo de los trabajadores.

Es muy importante también determinar el tipo de evento que se llevara a cabo dependiendo de cuales son los objetivos que hemos establecido.

Hay varios tipos de eventos de empresa, podemos citar algunos de ellos:

  • Los eventos promocionales entre los cuales se encuentran las exhibiciones y las inauguraciones.
  • Los eventos académicos como los seminarios y las conferencias.
  • Los eventos gastronómicos como los cocteles o almuerzos.
  • Los eventos deportivos como los campeonatos o las clases gratuitas.
  • Los eventos del tipo recreacional como los viajes y campamentos.

Después de determinar los objetivos del evento y el tipo de evento procederemos a elaborar nuestro plan del evento. El plan debemos elaborarlo con algunos meses de antelación pero esto depende de la envergadura del evento.

Modelo de plan de evento:

La fecha y hora del evento, para lo cual tendremos en consideración si los invitados estarán disponibles, si hay un evento de igual envergadura en fechas próximas a nuestro evento, además de otros aspectos.

El lugar de realización del evento, para lo cual debemos buscar el lugar apropiado que reúna todos los requisitos necesarios para el tipo de evento que realizaremos y el concepto que tendrá nuestro evento.

El presupuesto: en este punto determinaremos cual es la inversión para nuestro evento.

El siguiente paso será establecer un cronograma de las actividades para la organización del evento que será previa al evento. Y por último estableceremos un cronograma de las actividades que se realizaran durante el evento.

La preparación del evento, en este paso llevaremos a cabo los preparativos de nuestro evento, de acuerdo al cronograma de actividades previas al evento que hemos preparado entre las actividades a ser realizadas podríamos incluir la contratación de material audiovisual imagen, video, sonido, iluminación y en caso de que se trate de un evento multicultural sería conveniente contar con traducción simultánea, para lo cual contaremos una empresa de alquiler de servicios audiovisuales.

Además sería conveniente pasar por un proceso de capacitación del personal que participara del evento, la decoración de las instalaciones, la distribución de las invitaciones, la publicidad del evento y la búsqueda de auspiciantes, etc.

El desarrollo del evento, llegado el último día antes del evento recomendamos examinar los últimos detalles, entro los que podríamos incluir la revisión de las instalaciones y equipos, repasar las tareas destinadas a cada participante y volver a revisar la ubicación de cada invitado.

El día del evento llevaremos a cabo nuestras actividades de acuerdo al cronograma de actividades durante el evento que hemos elaborado, entre las actividades a realizar el día del evento podríamos incluir la bienvenida a los invitados, la presentación de los expositores, la supervisión del personal, la coordinación del equipo técnico, la seguridad del evento, distribución de bebidas, alimentos etc.

Una vez finalizado el evento procederemos a la evaluación del mismo con un informe de los datos más relevantes del evento evaluando si se han cumplido los objetivos anteriormente planteados, si el resultado ha sido satisfactorio, si nos hemos adecuado al presupuesto y si nuestro evento ha causado una buena impresión a los invitados.

La contratación de una empresa de alquiler de servicios audiovisuales puede facilitar la organización de su evento y garantizar el éxito de este. En Bazar del Cineista contamos con más de 33 años de experiencia en el sector de organización de eventos y congresos.

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