Principales errores al organizar un evento
El éxito al organizar un evento depende de una serie de elementos que deben ser tenidos en cuenta por el organizador. La falta de información, falta de atención o incluso el abandono, muchos productores terminan cometiendo errores comunes. Tales ideas erróneas se describen a continuación, junto con sugerencias de cómo prevenirlas.
1. Dejar todo para el último momento
Una de las mejores decisiones para aquellos que desean evitar los errores más comunes es anticiparse a la hora de planificar el evento. Los productores que se preocupan por ciertos detalles sólo en el día de la fiesta pueden tener que hacer frente a ciertos problemas que podrían fácilmente ser eludidos o evitados si el planeamiento hubiese incluido esos detalles.
Recuerde que cuento más organizado seas, más sencilla será la producción del evento. Para ayudar a esta organización, se deben crear hojas de cálculo y tablas que le ayudarán usted y al equipo a saber exactamente el tiempo, el costo y otra información necesaria para que todo suceda como se esperaba.
La planificación temprana es esencial para evitar, por ejemplo, problemas con la entrega de la comida que se sirve en la fiesta o de la disponibilidad de profesionales cuyos servicios serán cruciales para el desarrollo del evento. Al planificar, asegúrese de incluir todas las etapas de la producción, de modo que usted no tenga un dolor de cabeza antes, durante y después de la fiesta.
2. No saber la cantidad de invitados
El número de personas que asisten al evento debe estimarse tan pronto como sea posible, después de todo, a partir de esta cantidad se definirán varios factores, como el lugar donde la fiesta se llevará a cabo.
Durante la planificación, hacer una lista de los posibles asistentes al evento. A continuación, enviar las invitaciones que solicitan la confirmación de asistencia antes de una fecha específica. Después de recibir la confirmación, usted tendrá que calcular un número aproximado de personas que van al evento y podrá hacer pedidos de alimentos y bebidas, elija el espacio más adecuado para cumplir con la cantidad de personas involucradas, entre otras acciones.
3. No tener un plan B
Como lo imprevisto le puede pasar a cualquiera, es esencial que usted tenga un plan B para planificar una fiesta. Para estar seguros, todo lo que puede ir mal y cómo se puede solucionar, es mejor prevenir en lugar de perder el tiempo para resolver los problemas y estresarse.
Si usted ha preparado medidas de reserva, será más fácil adaptarse a las circunstancias. Por lo tanto, el desarrollo del evento no tendrá tantos problemas, y se reflejarán en las opiniones de clientes que tienden a notar cuando los organizadores de un evento no se preparan para enfrentar ciertos contratiempos.
4. Tener cuidado al momento de elegir la ubicación
Cuando usted esté en la etapa de elegir el lugar de la fiesta, no sólo considere lo obvio, es decir, la capacidad de las personas. Por supuesto esto es importante, sin embargo, uno de los errores más comunes que se producen, es olvidar que hay otros factores que influyen en el éxito del evento, como por ejemplo como la gente puede llegar al lugar deseado.
Las vías de acceso al sitio y la seguridad del barrio son cosas que no todos los organizadores tienen en cuenta. Al elegir un lugar situado en un barrio con altos índices de violencia, muchas personas pueden dejar de ir. A su vez, la elección de una búsqueda local sin aparcamiento requiere un estacionamiento cercano. En este caso, tendrá que negociar con los propietarios para los asistentes que van a la fiesta se sientan satisfechos a la hora de dejar su vehículo estacionado.
5. Preparar un plan alternativo para contrarrestar los errores o falta de información
Para los huéspedes, es muy desagradable no encontrar toda la información necesaria para el viaje a la fiesta y tener que ponerse en contacto con los organizadores para aclarar dudas. Debido a esto, las invitaciones deben contener todos los datos de manera que cualquiera puede llegar al sitio. Además, es importante informar sobre el tipo de vestimenta para el evento, la hora de inicio, y otros factores que no pueden faltar en las invitaciones.
6. No identificar el público objetivo de la fiesta
Este error puede dar lugar a enormes meteduras de pata como sugerir regalos o trajes que no pueden ser adquiridos por el público objetivo de la fiesta. Si comete este error, aumenta el riesgo de que los invitados no acudan, sobre todo porque no se sentirán cómodos al ir sin regalos o sin ropa específica.
Ahora que usted sabe cuáles son los principales errores cometidos por los organizadores de eventos, tenga cuidado de equivocarse a la hora de producir eventos. Si te encuentras con una situación en la que usted necesita tomar medidas para solucionar imprevistos, trate de ser creativo y no tenga miedo de improvisar, lo que puede ayudar a resolver los problemas.